Необходимо указывать фактическое время заезда - администратор приезжает к заселению гостя.
Правила заселения
Согласно правилам предоставления гостиничных услуг в РФ для заселения в гостиницы на территории РФ гражданам России необходимо иметь при себе общегражданский паспорт, лицам, не достигшим 14-летнего возраста — свидетельство о рождении.